كيف تسجل ديون الزبائن خطوة بخطوة

قاعدة واحدة: كل حركة بتاريخها

أكثر أخطاء الدفاتر تأتي من تسجيل «المجموع» بدل الحركات. حين تكتب فقط أن على الزبون 1,250 جنيهًا، لا تعرف من أين جاء الرقم. اكتب كل بيع بالآجل وكل دفعة كحركة مستقلة بتاريخها، ثم احسب الرصيد منها.

ماذا تكتب في كل حركة

• الاسم: اسم الزبون ورقم هاتفه، لتصله رسالة التذكير لاحقًا.
• النوع: «أعطيت» عندما تبيع بالآجل، و«استلمت» عندما يدفع.
• المبلغ: بالأرقام، دون تقريب.
• ملاحظة قصيرة: مثل «سكر وزيت» أو «فاتورة رقم 14».
• موعد السداد: إن اتفقتما عليه، ليظهر لك المتأخر.

كيف تحسب الرصيد

الرصيد = مجموع «أعطيت» − مجموع «استلمت». إن كان الناتج موجبًا فالمبلغ لك عند الزبون، وإن كان سالبًا فهو عليك، وإن كان صفرًا فالحساب مُسدَّد. مثال:

تحسب هذا يدويًا في كل مرة على الورق. في التطبيق يظهر الرصيد تلقائيًا بعد كل حركة.

راجع الأرصدة في آخر اليوم

خصص خمس دقائق قبل إغلاق المحل: افتح قائمة الزبائن، وراجع من تجاوز موعد السداد، وأرسل لهم تذكيرًا مهذبًا. التذكير القصير في وقته أفضل من مطالبة طويلة بعد شهر. لنماذج رسائل جاهزة، اقرأ دليل التذكير على واتساب.

وإن كنت تفضّل الجداول

يمكنك البدء بملف جاهز: نموذج دفتر ديون Excel. وحين يكثر الزبائن انقله إلى تطبيق دفتر الديون.